Bagaimana membuat File Excel menjadi Lebih Rapih

rapih

Who doesn’t know Microsoft Excel?

Microsoft Excel adalah salah satu program buatan Microsoft yang merupakan bagian dari paket aplikasi Microsoft Office mereka. Excel sendiri biasanya digunakan untuk mengolah data dalam bentuk tabel/grid, atau yang bahasa IT-nya lebih dikenal dengan Spreadsheet.

Dengan kemampuan dan fitur yang sangat powerful, Excel dapat membuat laporan yang tersaji dengan sangat baik dan menarik, serta membantu orang yang membaca isi dari file Excel tersebut. Sebagai salah satu orang yang cukup jatuh cinta dengan salah satu produk office dari Microsoft ini, saya sering kali merasa sedih apabila melihat isi dari file Excel yang sangat tidak rapih, sehingga bikin malas untuk dibaca dan digunakan :’)

Sebetulnya, membuat file Excel terlihat lebih-rapih-sedikit sangatlah mudah, beberapa faktor yang mempengaruhi rapih atau tidaknya file Excel yaitu:

  1. Judul
  2. Border
  3. Konsistensi Teks

Dengan mengatur 3 make-up diatas, maka isi dari file Excel yang biasanya sangat tidak enak untuk dibaca, karena tidak rapih, bisa lebih dibaca dan mengurangi rasa ilfeel bagi orang-orang yang mementingkan keindahan.

   …


   …

JUDUL

Yang pertama harus diperhatikan adalah Judul, baik itu judul file / nama file, judul kolom pada tabel, serta judul sheet. Idenya adalah, kita membuat / mengolah data agar dapat dibaca oleh orang lain, maka buatlah keterangan yang jelas untuk data tersebut.

Nama File

Biasakan untuk memberikan nama yang jelas, menerangkan isi dari tiap file Excel yang dibuat, contoh format yang biasa saya gunakan adalah:

[Isi Data] - [Tanggal Edit] - [Editor]

Contoh:

  • Data Kuesioner Skripsi – 091216 – MH.xlsx
  • Data Kuesioner Skripsi – 131216 – MH.xlsx
  • Daftar Hadir Kelas 12 IPS 1 – 251216 – MH.xlsx
  • List Hutang Bulan Desember – 311216 – MH.xlsx

Dengan menggunakan format seperti diatas, maka dapat diketahui dengan jelas isi dari file Excel tersebut, selain itu kita juga bisa mengetahui histori data tersebut, mengetahui mana data yang terupdate, serta siapa yang membuat data tersebut. Percaya deh, walaupun terkesan sederhana, tapi judul seperti ini dapat sangat membantu untuk mencari file dalam kumpulan file yang sangat banyak. 🙂

Judul Data dan Judul Kolom

Rasanya sangat-sangat jarang manusia yang dapat dengan hebatnya mengingat dan mengerti seluruh data yang dibaca pada file Excel tanpa dilengkapi keterangan.

Gambar dibawah memberikan gambaran yang sangat nyata betapa pentingnya judul Data dan Judul Kolom:

judul

Please. Jangan lupa judul.

   …


   …

BORDER

Kosmetik berikutnya yang cukup penting adalah Border. Walaupun pada dasarnya tampilan dari aplikasi Excel sudah ada kotak-kotaknya, tidak ada salahnya memberikan border pada data yang kita buat sebagai penegasan sebuah “tabel”.

border

   …


   …

KONSISTENSI TEKS

Konsistensi Teks mencakup keseluruhan konsistensi untuk setiap huruf dan angka, didalam setiap cell yang dibuat. Untuk hal ini, beberapa point yang harus diperhatikan adalah:

Alignment

Alignment disini berarti posisi teks didalam sebuah Cell, terdapat 2 buah Alignment pada file Excel, Horizontal (kiri-kanan) dan Vertical (atas-bawah).

  • Vertical Alignment, biasanya membuat tampilan jauh lebih rapih apabila diposisikan di Middle (tengah-tengah) cell, tidak diatas, tidak dibawah.alignment (1).png
  • Horizontal Alignment, intinya harus konsisten dan sesuaikan isi dengan alignment konsisten, untuk isi yang bersifat:
    Kode atau ID, lebih cocok dibuat Center Alignment (ditengah)
    
    Teks atau Kalimat, lebih cocok dibuat Left Alignment (dikiri)
    
    Angka, lebih cocok dibuat Right Alignment (dikanan)

Ukuran Font (Font Size)

Pastikan sesuaikan ukuran font dengan target pembaca dan lakukan dengan proporsional, apabila data akan dibaca oleh kaum senior yang memiliki keterbatasan pada pengelihatan, ukuran font yang kecil-kecil akan sangat mengganggu.

Selain itu penggunakan ukuran font yang berbeda untuk Judul dan isi data, dapat membuat tampilan jauh lebih rapih juga asalkan dilakukan dengan proporsional.

Besar-Kecil Font

Kalau mau menyajikan data dengan huruf kapital semua, maka lakukan dengan konsisten, jangan untuk 1 kolom yang sama, ada data yang ditulis dengan huruf kapital semua, ada yang huruf kecil semua, ada kata yang diawali huruf kapital, ada kata yang tidak diawali huruf kapital, yang paling penting, hindari tulisa 4Lay yAnG B3sAr keCiL gAk jeLaS.

Alignment (2).png

   …


   …

Yak dengan beberapa usaha kecil untuk merapihkan data seperti diatas, maka tampilan data dalam Excel dapat berubah jauh lebih rapih dan enak untuk dibaca.

Semoga post ini dapat berguna dan diikuti oleh teman-teman yang membaca, sehingga file-file Excel yang bertebaran di lingkungan sekolah / kuliah / kerja kita memiliki tampilan yang lebih rapih dan tidak membuat ilfeel duluan saat dibuka 🙂

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s